Visão Geral

 

A solução tanto no modelo on-premisses e SaaS seguem o mesmos conceitos de configuração.

Na instalação do produto um conjunto de cadastros padrões são criados automaticamente para proporcionar ao cliente uma versão inicial do processo de admissão, sendo este cadastro "Tipos de Anexos", "Etapas", "Jornadas Modelo". Outros cadastro são criados, mas são de uso interno da solução.

 

Os principais passos da configuração do produto são:

  1. Criação da integração: cadastro onde são informados dados ligados a integração com a folha de pagamento e ambiente Google de API's (OCR-Inteligência Artificial e Kits de Assinatura)

  2. Criação dos tipos de documentos: cadastro onde são criados os modelos de contratos e outros documentos que serão assinados ou entregues ao candidato

  3. Criação de kit de assinatura: cadastro onde são criados os conjuntos de tipos de documentos correspondente ao uma jornada de admissão (Ex: Gerente, Diretor, Coordenador)

  4. Criação de etapa da jornada: cadastro onde são criados os passos que o candidato irá passar para fornecer dados e  documentos (Ex: RG, Titulo Eleitor). Este cadastro já possui registros padrões que poderão ser personalizados

  5. Criação de jornada de admissão: cadastro onde são criados o conjuntos de etapas pertinentes a um tipo de contratação (Ex: Gerente, Diretor, Coordenador

 

Tipos de Documentos

 

Kit de Assinatura

 

Tipos de Anexo

 

Etapas da Jornada da Admissão

O Tipo de Documentos são os templates de documentos que serão enviados para o candidato assinar, sendo que eles são agrupados dentro de um kit de assinatura que veremos mais adiante.​

Em um tipo de documento o usuário poderá definir as minutas de contrato ou qualquer outro tipo de conteúdo e usar variáveis que estão no formulário do processo, permitindo assim documentos personalizados e dinâmicos.

cadastro-tipos-documentos-tela2.png

Principais campos:​

  1. Nome do Documento: nome para o tipo de documento;

  2. Possui assinatura: podem ser gerados documentos que não requerem assinatura, pois são meramente informativos (ex: sugestão de banco para conta salário);

  3. Situação: pode ser desativa do tipo de documento;

  4. Conteúdo do documento:

    • nesta área pode ser desenvolvida o conteúdo do documento e fazer a vinculação com as variáveis que estão disponíveis nos botões ao lado (Botões Dinâmicos). Ao posicionar o cursor no documento e clicar em um botão de variável será incluída a variável automaticamente.

    • A variável tem o seguinte formato {{NOME_DA_VARIAVEL}}. Atenção: não altere o conteúdo dentro do os colchetes "{{}}".

    • No conteúdo podem ser incluídos vários recursos gráficos (Tabelas, Iinks, cores, fontes).

Dica: ao construir um documento que tem assinatura, a parte referente da empresa pode ser já uma imagem da assinatura incluída dentro documento, desta forma só faltará a assinatura do candidato.

O Kit de Assinatura ​é o conjunto de tipos de documentos que foram agrupados para variados tipos de contratações, ex: um gerente tem 3 tipos de documentos para assinar e um analista tem somente 2.​

cadastro-kit-assinatura-tela1.png

Principais campos:​

  1. Descrição:  descrição do que se trata do kit de assinatura;

  2. Kit de Documentos: os tipos de documentos que compõem o kit de assinatura;

  3. Situação: pode ser desativa do kit de assinatura.

Os Tipos de Anexo ​são os documentos e imagens que serão fornecidos pelo candidato durante o processo de admissão, ele será utilizado na configuração das etapas da jornada da admissão.​

cadastro-tipo-anexo-tela1.png

Principais campos:​

  1. Código: código do tipo de anexo;

  2. Nome: nome do tipo de anexo (ex: cnh - frente);

  3. Expira?: indica que este tipo de documento expira na quantidade de dias depois de ser criado na gestão de documentos;

  4. Altera Tamanho das imagens?: indica se será feito algum tratamento na imagem recebida:​

    • Não: nada será feito com a imagem. Mesmo neste caso a solução está definida para compactar todas as imagens para deixá-las com no máximo 2MB;

    • Dimensão: neste caso será compactada para ficar com tamanho (altura x largura) definidos em pixels (px);

    • Tamanho em bytes: neste caso será compactada para ficar como tamanho em bytes informado.

  5. OCR?: indica que a imagem passará pela sistema de OCR-IA, considerando a similaridade caso seja definido um percentual. Detalhes sobre o OCR-IA:

    • O OCR está em fase de evolução e está a cada cliente aprendendo mais a entender documentos, pois ele está baseado em uma ferramenta de Inteligência Artificial;

    • Ele está preparado atualmente para avaliar CNH (frente/Verso), RG(Frente/Verso), CPF (Frente), Título de Eleitor e Comprovante de Endereço;

    • No caso de comprovante de endereço o funcionamento é buscar dados dentro do documento entre o usuário. Este tipo de documento aceitará PDF e imagens geradas pelas câmeras de celulares (png, jpeg,jpg);

    • CNH, RG, CPF e Título de Eleitor está preparado para leitura de imagens geradas pelas câmeras de celulares (png, jpeg,jpg).  

cadastro-etapa-tela1.png

 

O processo de admissão digital está baseado em um fluxo de processo e dentro deste processo criamos a possibilidade de customizar as etapas existente e criar outras etapas. Estas etapas serão utilizadas no cadastro de Jornada de Admissão que veremos mais adiante.

É considerado uma etapa quando (exemplos abaixo):

  1. Aceite de termos (Ex: LGPD)

  2. Entrega de documentos (Ex: CNH, RG)

  3. Respostas a perguntas (Ex: Deseja vale transporte?)

  4. Incluir pontos de controle (Ex: RH valida documentos e informações antes de gerar contrato)

Customizações possíveis:

  1. Alterar títulos de campos;

  2. Alterar mensagem enviadas por e-mail e SMS;

  3. Criar mais etapas de envio de documentos; 

  4. Criar mais anexos para envio;

  5. Criar mais etapas com perguntas livres dos tipos:

    • Sim/Não limitada até 5 perguntas;

    • Discursiva limitada até 5 perguntas;

    • Número limitada até 5 perguntas;

    • Data limitada até 5 perguntas.

Principais campos:​

  1. Código do formulário público: selecionar a opção admissão digital;

  2. Etapa: código da etapa;

    • OBS: este campo aceita somente números.

  3. Descrição: descrição da etapa;

  4. Help: existe a possibilidade de liberar a consulta da situação de contratação;

    • OBS: este campo é utilizado para sinalizar para o usuário um help para a etapa.

  5. Ação: neste campo é informado o texto ação que o candidato devem executar quando estiver fazendo a etapa. Ele pode ser utilizado para orientar ou dar dicas de como tirar a foto ou dar boas vindas;

  6. Link Ação: Este é o link que será utilizado pela solução no envio de e-mails e SMS. Ele é gerado automaticamente no cadastro. Em caso de mudança de DNS (url) do servidor é importante alterar este campo;

  7. Habilita botão de Ação?: existem etapas que simbolizam o termino do processo e com este recurso o botão de enviar poderá ser eliminado;

  8. Posição do botão de Ação: os botões podem ser posicionados Topo (Acima) da tela ou na base da tela (Abaixo);

  9. Nome do botão de Ação: o nome do botão enviar pode ser personalizado "próximo documento";

  10. Cor do botão na Açãoa cor da borda do botão pode ser personalizada;

  11. Assunto do e-mail da Etapa: existem etapas que disparam e-mails e o assunto pode ser personalizado. É possível usar variáveis do processo aqui utilizando {{NOME_DA_VARIÁVEL}}. Quando ocorre disparo de SMS, o assunto será conteúdo do SMS;

    • "Ver mais detalhes" sobre disparo de e-mail e SMS em etapas padrões.

  12. Conteúdo do e-mail da Etapa: existem etapas que disparam e-mails e o assunto pode ser personalizado. É possível usar variáveis do processo aqui utilizando {{NOME_DA_VARIÁVEL}}. No caso do link para acessar o processo a variável é "{{linkInsert}}";

    • "Ver mais detalhes" sobre disparo de e-mail e SMS em etapas padrões.

  13. Atividades do Processo Ligadas na Etapa: uma etapa está ligada  atividades de processo que controle todo o fluxo da admissão, aqui é efetuada a ligação bem como será a atividade destino desta etapa. Para o caso da admissão digital os campos : "Resultado", "Resultado Campo Formulário" e "Prazo" não se aplicam;

  14. Configuração dos Campos do Formulário na Etapa: uma etapa controla o acesso de campos e objetivos do formulário de processo, podendo:

    • Iniciar - Modificar: permite que o campo seja alterado pelo usuário;

    • Iniciar - Leitura: permite que o campo seja apresentado somente como leitura para o usuário;

    • Consultar: o campo será apresentado somente na tela de consulta pública de processo;

    • Ambos: o campo estará disponível para alteração e consulta;

    • Não visível: o campo será retirado da tela.

  15. Anexos solicitados na Etapa: define os anexos que serão solicitados na etapa;

    • Permite escolha de grupo de anexo?: indica que os anexos podem ser agrupados por tema (ex: grupo  "CHN", anexos frente e verso). É possível definir a descrição do campo de escolha para melhor orientar o usuário;

    • Grupo Anexo: nome do agrupador;

    • Ordem do Anexo: número sequência que será utilizado para ordenar os anexos;

    • Descrição do Anexo: é nome do anexo que será apresentado para o usuário; 

    • Tipo de Anexo: código do tipo de anexo que define tratamentos de OCR ou compactação da imagem;

    • Pasta Raiz do Anexo: pasta da gestão eletrônica de documentos que receberá o anexo;

    • Campo para nome da Pasta do Anexo: campo do formulário de admissão que será utilizado para criar a pasta dentro da pasta raiz;

    • Criar subpasta?: se estiver marcado como sim, será criada uma subpasta dentro da pasta relacionada ao campo com o nome definido na descrição do anexo;

    • Obrigatório:

      • Sim: o anexo será apresentado em vermelho e a etapa não será completada sem ele;

      • Não e Vermelho: o anexo será apresentado em vermelho mas não será obrigatório;

      • Não e Cinza: o anexo será apresentado em Cinza mas não será obrigatório;

      • Formulário: ele pode ser incluído via customização do formulário; 

Etapas que tem disparo de e-mail/SMS para o Candidato no processo de Admissão Digital

As etapas pré-cadastradas abaixo já estão preparadas para dispo de e-mail/SMS para o candidato:

  • 010 - Início e aceite do Termo LGPD;

  • 910 - Notificar Atraso Envio de Documentos;

  • 800 - Assinar Contrato (indicar a necessidade de assinar os contratos);

  • 810 - Aceitar Contrato (mensagem depois da assinatura dos contratos com os contratos anexos);

  • 820 - Aceitar Contrato (mensagem depois da rejeição dos contratos);

  • 920 - Notificar Atraso Assinatura de Contrato;

As notificações por e-mail para a equipe de RH ocorre via configuração do processo e no momento do setup do projeto serão configurados, podendo ser alterados a qualquer momento pelo time de RH no modelo on-premisses ou via chamado (suporte@digte.com.br) no modelo SaaS.

 

Jornada da Admisão

A Jornada da Admissão ​tem como objetivo unir todas as configurações de forma que descreva todas as etapas que o candidato irá percorrer em seu processo de admissão digital.

cadastro-jornada-tela1.png

Principais campos:​

  1. Public Form: informar o código já cadastrado "admissao_digital";

  2. Código da Jornada: código identificador da jornada, sugerimos que sejam números ou letras (sem espaço e sem caracteres especiais);

  3. Descrição: descrição do que se trata a jornada;

  4. Kit Assinatura: escolher qual o kit de assinatura estará vinculado a jornada de admissão e que será enviado no momento do processo de assinatura;

  5. Etapas da Jornada:

    • Ordem: indica a sequência em que etapa será apresentada para o candidato;

    • Etapa: escolhe a etapa que será apresentada;

    • Prazo (Nr Horas): definir o número de horas para a conclusão da etapa. Isto gerará notificação para o candidato (e-mail/SMS)

    • Considera Destino da Etapa?: é possível considerar como atividade destino do processo a atividade representada pela etapa (campo: Código da Atividade) ou a atividade destino dela mesma (campo: Código da Atividade Destino)

    • Campos condicionais: foram disponibilizados 3 campos para condicionar a execução da etapa na jornada. Ex: Documento reservista deve ser solicitado somente para as pessoas do sexo masculino com idade maior e igual a 18:

      • Campo1/Campo2/Campo3: campos de formulário para efetuar a condição.

      • Op1/Op2/Op3: condição de comparação com valor

      • Valor1/Valor2/Valor3: valor a ser comparado

         

         

 

Integrações

A página de integração no menu da solução SaaS ou no TOTVS Fluig Plataforma, você encontrará a opção para fornecer os dados que possibilitam a integração com a folha de pagamento e Google API's.

integração.png

Principais campos:​

Url Principal: Url do serviços genéricos do Google API;

Url Serviço: Url de serviços  de integração Folha de pagamento do Google API;

Login e Password: usuário e senha para conexão com serviços Google API;

Url OCR: Url do serviço Google API de OCR (Inteligência Artificial);

Login e Password: usuário e senha para conexão com serviços Google API de OCR (Inteligência Artificial);

 

Url ERP: Url dos serviços Web Services / Rest da solução de folha de pagamento;

Login e Password: usuário e senha para conexão com serviços de pagamento.