5 sinais de que sua empresa precisa de uma intranet


Existem diversas empresas em ascensão e para cada barreira quebrada no mundo corporativo, o crescimento de colaboradores traz os desafios internos diários. Pra cada dor encontrada, uma ferramenta é a solução e encontrar uma ferramenta que solucione diversas dores de uma só vez, é fenomenal.

Então separamos 5 sinais de que sua empresa precisa aderir a uma intranet.

1 Gastos com papel

Um estudo feito pela Adven Tecnologia, especialista em gestão de impressão, revelou que 90% dos documentos corporativos são físicos, ou seja, os colaboradores acessam essa informação através de cópias de terceiros ou impressões distribuídas pela própria empresa. O mesmo levantamento ainda sugere que 80% dos documentos são armazenados e espalhados entre os computadores dos funcionários. Isso chama muito a atenção, principalmente pela falta de governança.

Outro estudo realizado pela Gartner Inc. estima que quase 3% do lucro de uma empresa é gasto em papel, impressão, arquivamento, armazenamento e na manutenção de documentos. Além do mais, um funcionário médio gasta 10.000 folhas de papel por ano. Concluiu-se que 50% do desperdício das empresas é em papel.

Um estudo da PriceWaterhouse, uma empresa no ramo de auditoria e consultoria a nível mundial, teve o seguinte efeito:

  • A empresa simulou uma busca de 20 documentos em um arquivo com 20 mil materiais informativos;

  • A busca foi realizada por um funcionário comum e também por um algoritmo de indexação, um sistema para classificação e busca de documentos de forma automática;

  • Depois de 67 horas corridas de muito trabalho, o colaborador encontrou apenas 15 dos 20 documentos solicitados;

  • Já o robô separou todos os materiais em menos de 3 segundos.

Uma intranet corrige esses problemas pois centraliza todos os documentos, diminui a quantidade de impressões necessárias, permite ter uma melhora significativa na governança (por exemplo, saber quantas pessoas fizeram download ou tiveram acesso ao material), no acesso ao material e assim por diante. Possuímos um artigo que você encontrará mais dicas sobre Gestão Eletrônica de Documentos em uma intranet.

2 Produtividade baixa com processos

Sua empresa está realizando processos em vários sistemas diferentes ou processos no papel? Isso é um sinal negativo. Executar processos e não ter um número sólido durante os monitoramentos acabam gerando uma métrica inautêntica, gerando aumento nos custos, tomada de decisões inapropriadas, custo de tempo maior e assim por diante. A ideia da intranet é centralizar coisas como processos e ter um maior controle.

3 Colaboradores confusos e perdidos

Retenção de colaboradores é algo que as empresas levam muito em consideração hoje em dia, entretanto, existem diversos tópicos que influenciam diretamente na decisão dos colaboradores de saírem da empresa. Estamos em uma geração, na qual as pessoas não pensam duas vezes antes de escolher um "caminho melhor" que atenda às suas necessidades, princípios e gostos. Segundo estudo realizado pela consultoria norte americana de recursos humanos Right Management, um colaborador motivado produz, em média, até 50% a mais.

Uma plataforma de intranet pode contribuir de forma significativa através das interações realizadas com o colaborador, reconhecimento público de conquistas do time, departamento ou empresa, notícias mais assertivas de acordo com o perfil do colaborador, interação maior entre os próprios funcionários e muito mais, proporcionando um ambiente agradável.

4 Atitudes a distância

Às vezes, tomar decisões, manejar o time e se comunicar se torna uma dificuldade a longa distância, principalmente para empresas que vão criando novas unidades conforme evoluem no dia a dia. Através de uma intranet é possível conversar remotamente, atualizar documentos à distância, gerenciar projetos, equipes e entre outras atividades de extrema importância. As informações de seu negócio ficam acessíveis a qualquer hora e para todos os lugares do mundo.

5 O crescimento da empresa

Agora imagine todos os tópicos anteriores acontecendo em franquias ou empresas com diversas unidades em um grau demasiado, o problema está no ar!

A intranet une todas as unidades, franquias ou pessoas em um só lugar, permite uma série de configurações capazes de manter todos alinhados com um só objetivo. Intranet é a solução da sua comunicação interna.

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