Criando processos no fluig sem conhecimentos técnicos. Veja agora!

A importância de solidificar e evoluir a estrutura dos processos internos da sua empresa causam grande impacto nos resultados. Esses impactos vão desde itens como tempo até mesmo custos. Pode se dizer também, que processos são solicitações, sendo elas qualquer tipo de solicitação que existe hoje na sua empresa e possuímos diversos exemplos:

• Solicitação de 2ª via do crachá;

• Solicitação de material de Marketing;

• Solicitação de benefícios;

• Solicitação de desligamento com participação do gestor, RH e afins;

• Abertura de chamados internos;

• Solicitação de reembolso;

• E muito mais!

Percebe-se que os cenários são diversificados e é muito importante que essas solicitações sejam automatizadas e digitalizadas por diversos motivos, entre eles vale a pena citar:

• Segurança da informação:

• Solicitações que estão descentralizadas e espalhadas entre papel, e-mail ou chats instantâneos tem grandes problemas de segurança da informação.

• Custos:

• Não gastar papel e agilizar o atendimento dessas solicitações causam impacto muito grande no custo.

• O Grupo JAV, que digitalizou esses processos através do fluig com o Digte Intranet,automatizou os seus processos e principalmente em relação a área de RH. Em nota para a redação da ComputerWorld afirmaram: "Com um processo automatizado, as notas fiscais são enviadas digitalizadas e ficam sujeitas à aprovação do centro de custo local. Se o valor limite for ultrapassado, a informação chega para a matriz que pode recusar ou não o pagamento. Essa regularização reduziu consideravelmente as compras desnecessárias, facilitando as negociações com os fornecedores e gerando uma economia de cerca de R$ 30 mil por mês, ou seja, R$ 360 mil em um ano."

• Monitoramento de resultados:

• Quando uma empresa pega tudo aquilo que é feito por e-mail ou por chats e cria um workflow, ou seja, um fluxo para essa solicitação, números e indicadores passam a existir, possibilitando trackear os resultados, as ações e melhorar as tomadas de decisões.

• Facilitação para gerar relatórios.

E os motivos não param por aí. Mas vamos falar agora como criar esses processo no fluig sem conhecimento técnico.

Preparado?

1 PASSO: Defina as etapas da sua solicitação.

Defina uma solicitação de sua escolha para trabalhar. O exemplo que vamos utilizar é uma simples solicitação de VT para o RH, assim que o colaborador entra na empresa.

Primeiramente, precisamos entender como isso funciona, porque é muito comum em qualquer empresa, já que o vale-transporte é obrigatório pela lei. É responsabilidade do colaborador, após a contratação, informar se deseja ou não ter o VT.

E como essa solicitação funcionaria?

Na primeira etapa, o funcionário precisa preencher alguns campos.

Na segunda etapa, o RH ou o gestor irá analisar e decidir se será realizado ou não. Caso seja recusado, essa solicitação pode voltar para o funcionário rever os dados, pode ser cancelada ou até mesmo resolvida de primeira, certo?

Na terceira etapa, vamos incluir "rever dados" citado na segunda etapa.

Finalizamos o 1º passo!

Nossa solicitação possui 3 etapas. O que nos leva ao próximo passo.

2 PASSO: Defina os campos de preenchimento da sua solicitação

Imagine essa solicitação da forma mais simples possível, com campos de preenchimento como:

• Nome do funcionário;

• Percurso de ida;

• Percurso de volta;

• Custo do percurso da ida;

• Custo do percurso da volta;

Uma vez que a solicitação de VT é realizada, cabe ao gestor ou a equipe de RH confirmar esse trajeto (esta é a nossa segunda etapa), ou seja, essa solicitação pode voltar para o funcionário pedindo outra informação ou pode ser finalizada.

3 PASSO: Enfeitando a sua solicitação

Essa etapa tem algumas decisões adicionais, como envio de notificações por e-mail, notificação dentro do fluig, se tem anexo ou não, quanto tempo o funcionário tem pra responder a solicitação, quanto tempo o RH tem para responder a solicitação e muito mais.

Lembram do nosso exemplo de VT?

Vamos decidir que o RH tem um SLA de 2 dias para responder ou resolver a solicitação de VT e caso tenha algum problema e a solicitação volte para o usuário, o funcionário tem 2 dias para responder, caso contrário, a solicitação será cancelada/fechada.

Além disso, se o RH resolver a solicitação, nós queremos disparar um e-mail para o funcionário avisando que foi concluído, quanto tempo irá demorar para chegar o bilhete e a data que ele deve buscar.

Seguindo esse passo-a-passo simples, você vai se impressionar com o impacto dos processos no seu dia-a-dia!

Se você deseja uma apresentação de fluig e digte intranet para saber as diversas possibilidades, entre em contato conosco contato@digte.com.br!