• Brenno Vilarim

Gerenciando intranet: Principais estratégias

Quando se trata de intranet existem diversas formas diferentes de gerenciá-la e a estratégia escolhida pelo time responsável influencia diretamente no sucesso da intranet.


A maior forma de desmistificar a criação de uma estratégia está no fato de que não existe uma única que está correta. Neste artigo você aprenderá sobre algumas estratégias utilizadas por grandes clientes nossos e que podem ser combinadas como peças de lego para criar a sua estratégia imbatível!


1: Divisão de papéis por departamentos


Essa estratégia consiste em utilizar vários pontos focais de comunicação ao invés de um. Quando vários departamentos organizam e administram pedaços da intranet, é possível particionar as tarefas, acelerando e facilitando o dia a dia de todos.


Para definir qual área ficará responsável por itens específicos é necessário fazer uma breve análise básica. Por exemplo: O financeiro pode ficar responsável pela pasta do financeiro onde são exibidos documentos importantes e planilhas. Este departamento também pode organizar segregando o que pode ser visto por todos ou o que apenas o diretor pode ver. O RH pode ficar responsável pelos comunicados e notícias, como mudanças nos benefícios podem ser cadastrados diretamente pelo RH.


No exemplo acima conseguimos demonstrar, na prática, como diferentes áreas podem agir em conjunto. Isso não significa que ter apenas um time de comunicação, RH, ou mesmo TI gerenciando seja errado. Na verdade, o nosso produto possibilita uma autonomia maior e facilidade sem codificação para que qualquer área consiga administrar a intranet, conheça a nossa ferramenta e acelere seu projeto com Digte Intranet!


2: Processos


Essa estratégia consiste em utilizar a intranet como um portal de processos, ou seja, solicitações. Essas solicitações permitem automatizar processos engessados da empresa que são feitos por e-mail ou por mensagens instantâneas. Colocar as solicitações na intranet cria uma cadência de acesso, fazendo com que a sua ela tenha audiência sempre!


Na sua intranet, é possível ter quaisquer processos e segregá-los por categoria, fazendo com que todos da empresa interajam de alguma forma. Veja alguns exemplos:


RH:

  • Solicitação de VT.

  • Solicitação de 2.ª via do crachá.

  • Solicitação de auxílio creche.

TI:

  • Solicitação de acesso.

  • Solicitação de suporte (conserto do ramal, acesso à internet, acesso ao e-mail, etc).

Financeiro:

  • Solicitação de reembolso de despesas.

  • Solicitação de relatórios diversos.

Marketing:

  • Solicitação de material.

  • Solicitação de verba.


E o melhor de tudo, é que você pode selecionar qualquer processo e expor ao público com o nosso produto Digte Public Form.


Imagine o seguinte cenário, você é um fornecedor para empresas de construção e possui diversos clientes. Os clientes precisam fazer algum tipo de solicitação para sua empresa (por exemplo, solicitação de material), não queremos que todos os clientes tenham acesso à intranet inteira, então podemos expor apenas a solicitação de material sem necessidade de login e senha para esses clientes, tudo com 100% de segurança. Saiba mais em Digte Public Form.


3: Disponibilizar novas funcionalidades


Uma intranet só pode conseguir audiência se tiver algo para o funcionário fazer na intranet, esse é um dos motivos pelo qual o item 2 foi abordado acima. Para manter essa intranet “viva” é necessário ter uma constante evolução, uma linha de crescimento que disponibiliza novas formas de interatividade e conteúdos diferentes.


Uma forma útil de fazer isso acontecer é definir um calendário de conteúdo, pois sabemos que existem muitas coisas fixas nas empresas e que pode ser preparado um conteúdo antecipadamente. É possível focar em eventos internos e externos, visitas em clientes, lançamentos de produtos, comunicados internos sobre metas e muito mais!


Outra forma bacana de inovar é iniciar uma intranet com itens principais e com o passar do tempo adicionar pesquisas e enquetes, uma seção de clima tempo ou um calendário de eventos. Atualmente, são mais de 50 componentes diferentes que podem ser utilizados com o Digte Intranet.


4: Criação de comunidades


A sua intranet também pode ser uma rede social corporativa! (Ou quase isso).


Uma das formas de garantir que diversos departamentos estão interagindo é criar uma comunidade para cada departamento ou unidade da empresa colocando conteúdos segregados dentro das comunidades. Caso você não queira transformar em uma rede social corporativa, é possível retirar a timeline, retirar a opção de comentar ou curtir, transformando a sua comunidade apenas em um grupo de trabalho, mas mantendo o conceito base.


5: Analisar dados de indicadores


Muitas empresas utilizam métricas como base para tudo e com a intranet não seria diferente. Perguntas começam a surgir como: quantas pessoas viram essa notícia? Qual a página mais acessada? Quantas curtidas teve uma publicação na timeline?


Então, a partir dessas perguntas tomar decisões, como: vamos retirar essa seção que não é muito utilizada e adicionar outra.


Se você gostou dessas estratégias não se esqueça de clicar no coraçãozinho aí em baixo! Se gostaria de uma apresentação sobre a nossa intranet ou processos, basta mandar um e-mail para contato@digte.com.br.

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