Guia rápido: dicas de especialistas para lançar uma intranet

Foi-se o tempo em que as intranets serviam apenas para que os colaboradores consultassem ramais ou fizessem download de documentos. Muita água rolou desde as intranets estáticas, o tempo passa e a quantidade de funcionalidades e novas tecnologias aumentam, consolidando a plataforma em algo que vai muito além da intranet, uma verdadeira transformação digital.

Esses portais constroem ambientes de propósitos, focados em aumentar produtividade e gerar vantagem competitiva para as empresas. Além da informação e gestão de conteúdo, abrigam e integram funções de negócio, como documentos, processos, colaboração, integração entre times, aplicações internas e externas, a fim de entregar uma experiência única aos usuários.

Para que essa experiência seja positiva, gere adesão e, principalmente, engajamento dos colaboradores, alguns passos são valiosos antes, durante e após o lançamento do portal.

Neste guia reunimos algumas dicas práticas de especialistas para te ajudar na fase pré-implantação dessa ferramenta poderosa e transformar sua antiga intranet em uma plataforma dinâmica, intuitiva, colaborativa e fluída.

A pré-implantação

Essa é a etapa mais importante do lançamento de um portal corporativo. Se o projeto não estiver redondo, respondendo a todos os anseios dos seus colaboradores, visualmente atrativo e engajador, pode ser que todo o seu esforço vá por água a baixo.

Durante a pré-implantação da sua intranet, você precisará tomar algumas decisões que tem grande influência na direção do seu projeto. O nível de detalhamento da intranet é tão grande a ponto de desenvolver do zero ou a adesão de uma plataforma especifica para isso resolve o problema?

Uma plataforma robusta que pode te ajudar nesse quesito é o fluig. Dividido em vários módulos, ele possui desde o analytics até a gestão eletrônica de documentos, contando ainda com uma store com aplicativos que podem intensificar a plataforma, entre eles o Digte Intranet.

Num primeiro momento pode parecer apenas mais um projeto, mas você vai se surpreender com tantos detalhes.

1. Quem patrocina a implantação da plataforma?

Se você chegou na etapa de planejar a implantação de uma plataforma de trabalho é porque a sua empresa já deu alguns passos no convencimento de alguma diretoria, seja a de tecnologia da informação, gestão de pessoas ou marketing, sobre a importância de evoluir sua antiga intranet ou de criar uma do começo.

Pode até ser que o principal executivo da empresa tenha se envolvido pessoalmente nesta decisão. E se isso aconteceu você já tem o maior dos aliados ao seu lado. Mas se não é o caso essa é a hora de levar seus planos para a alta administração da empresa.

A liderança tem papel importantíssimo para promover a motivação e a cooperação dos colaboradores com o projeto. Afinal, essa é uma implantação que envolve todas as áreas da empresa, requerendo esforços no que diz respeito a informações, processos e serviços internos.

Então, engaje a liderança. Acredite, você vai precisar dela! Que tal preparar uma apresentação de sensibilização sobre a plataforma?

2. Forme um grupo de trabalho, mas eleja um líder de projeto

Você sabe quem mais reclama sobre a comunicação falha, a bagunça dos documentos da empresa ou a gestão dos processos internos? Chegou a hora de transformá-los em agentes de mudança dento da organização.

Grupos multidisciplinares em projetos como esse podem ajudar nas soluções das mais diversas falhas. O ideal é que o time de trabalho seja composto, prioritariamente, por representantes das áreas de tecnologia da informação, gestão de pessoas, comunicação e marketing – uma espécie de comitê de operações. Além deles, identifique quem dentro da empresa pode trazer outras visões e chame essas pessoas para participar esporadicamente das reuniões como forma de envolver toda a empresa e motivar a participação.

Se atente para algo fundamental: mesmo que seja uma espécie de comitê, é importante ter um líder – geralmente a área de comunicação ou RH – que vai fazer a gestão desse projeto mais de perto.

3. Gestão do projeto, cronograma detalhado e matriz de responsabilidades, sim!

Sabe aquele assunto que na primeira reunião todo mundo está super empolgado e depois de três ou quatro encontros só você aparece para a reunião? O comitê de operações é muito interessante, mas se não tiver um projeto estruturado com tarefas e responsabilidades para cada membro você correrá o risco de trabalhar sozinho e, pior, de não gerar a motivação das pessoas.

Além disso, saber qual será o começo, o meio, o fim e o orçamento que você terá disponível é imprescindível para que tudo saia no tempo estipulado e com a qualidade que você espera.

4. Tenha visão holística: entenda muito bem quais são as necessidades da empresa

Essa é a hora que você começa, de fato, a colocar a mão na massa. Aqui vale tudo – pesquisas, entrevistas, focus group com TODOS os níveis da empresa. Converse com quem vai usar! Afinal, a ferramenta é feita para seu colaborador.

Fale desde o presidente até o estagiário e entenda quais são suas expectativas, onde estão as maiores dores com relação a comunicação, processos administrativos, busca e fluxos de informação, serviços internos, workflows, documentação, gestão do conhecimento, integração entre áreas e assim por diante.

Sua visão nessa etapa deve ser a mais holística possível. Quanto mais você entender a operação da sua empresa mais fácil será para destacar as necessidades que a organização tem. Lembre-se: esse é um projeto multidisciplinar!

5. Pesquise a maturidade tecnológica das pessoas que fazem parte da sua empresa

Por quê? Todas as empresas têm, em maior ou menor grau, diversas gerações – de Baby Boomers a Millennials. Apesar de estarmos num momento em que ser digital é status “quo”, nem todo mundo tem a mesma facilidade em utilizar ferramentas de workflow, aplicativos, gamificação, redes sociais ou e-learnings.

Ponderar a implementação de tecnologias e introduzir as “novidades” aos poucos, gerando menor desgaste na curva de aprendizados das pessoas, pode salvar o seu projeto do fracasso.

6. Defina objetivos claros para a implantação do portal

Porque é mesmo que sua empresa está investindo na implantação de uma plataforma? Os objetivos precisam estar claros, até para você conseguir medir o sucesso lá na frente.

Disseminar a cultura corporativa, ajustar processos de comunicação, melhorar a integração entre times, trazer eficiência nos serviços internos oferecidos pelas áreas são alguns exemplos. Faça um exercício com toda a análise de necessidades (dica 4) que pode ser traduzida em, pelo menos, cinco grandes objetivos.

Além de dar um norte para o comitê operacional, você vai conseguir alinhar as finalidades com o patrocinador desse projeto, que com certeza irá cobrar resultados em algum momento e você terá como mensurá-los mais facilmente.

7. Faça uma imersão na ferramenta. Conheça TUDO o que ela tem a oferecer

Você sabe quais são todas as possibilidades que o Fluig oferece? Já ouviu falar, mas não entende muito bem? Essa é a hora de se aprofundar na ferramenta. Olhe para tudo sem preconceitos.

Pode ser que você não entenda a sopa de letrinhas das várias siglas - BPM, LMS, ECM, ESB - mas tenha certeza que cada uma dessas soluções pode te ajudar, e muito, na resolução das várias necessidades que você mapeou (Dica 4).

A área de tecnologia da informação será grande aliada nessa jornada de conhecimento. Se não entender, pergunte de novo! Aproveite para se aprofundar nas widgets que são padrão da ferramenta. Você irá precisar dessa informação daqui a pouco.

No final do processo você vai descobrir que tem um grande cardápio para escolher quais as melhores soluções para o seu portal.

8. Desenhe uma matriz de soluções: não esqueça dos detalhes, nem os pedidos do colaborador

O que é matriz de solução? Pense em uma grande planilha com todas as necessidades que você mapeou e a solução para elas. Essa acaba sendo a forma mais dinâmica de visualização dos problemas e como eles podem ser resolvidos.

Agora que você já sabe quais as necessidades, os objetivos e entende bem a ferramenta, fica mais fácil desenhar as soluções para que a plataforma cumpra seus propósitos.

Todas as soluções de comunicação interna, processos, treinamento on-line, rede social corporativa, serviços internos, colaboração, mensageria, gestão de documentos, integração entre times em várias regiões do País e de aplicações que a empresa utiliza devem ser levadas em consideração para que seu portal seja efetivamente uma plataforma de trabalho empresarial robusta. Não esqueça dos pedidos do colaborador!

Por exemplo: seu problema é armazenar os documentos de uma área com versões diferentes e acesso restrito. Para solucionar você pode montar comunidades por áreas do negócio e disponibilizar toda a documentação com permissão de acesso. Lembra das widgets (Dica 7)? Você pode usar e abusar delas: calendário corporativo, mural de avisos, painel de tarefas, comunidades favoritas etc.

9. Você sabe quanto tudo isso vai custar?

O céu é o limite para a criação da matriz de soluções, mas não esqueça do budget que você tem disponível para esse projeto. Por isso, a grande dica é priorizar as soluções e montar fases de implantação da plataforma. Além de o colaborador sempre ter uma novidade, a empresa ganha um fôlego financeiro entre uma fase e outra.

Considere também fazer um orçamento para cada fase de implantação. O patrocinador do projeto vai querer entender qual será o custo total e você precisa ter essa informação na ponta da língua.

10. Qual é a estrutura de navegação?

Você deve estar se perguntando: como vou fazer isso? Calma! Não é um bicho de sete cabeças se você contratar quem sabe fazer isso, olhando para sua matriz de solução, a experiência e a interação do usuário dentro do portal.

Um profissional de user experience (UX) pode montar a arquitetura de acordo com as suas necessidades, inclusive com um protótipo de como sua plataforma irá se comportar.

Se a contratação não couber no seu bolso, há soluções disponíveis na Fluig Store para que você possua uma gama de customizações. Veja!

11. Utilize outras linguagens de comunicação. Quanto mais bonito, melhor!

O conteúdo do seu portal não precisa ser apenas texto. Aliás, se você incluir muito conteúdo nesse formato a probabilidade de não ter o nível de leitura é alta.

Abusar das fotos, infográficos, vídeos, animações, histórias em quadrinhos, pequenos tutoriais e campanhas para enriquecer a plataforma traz atratividade para os conteúdos que você quer destacar, além de gerar mais engajamento do seu colaborador.

O design da plataforma também precisa ser atrativo. Combine as cores da sua marca e aposte no básico: menos é sempre mais. Deixe que o seu conteúdo bem feito ganhe destaque.

12. Algumas coisas vão mudar e é preciso preparar o terreno

Como é o processo de solicitação de férias na sua empresa? Ainda é em papel? Isso pode mudar com a implantação do portal. A automatização de um simples serviço ao colaborador até o grande processo de operação para alavancar a produtividade da sua empresa pode e deve ser pensada dentro da implantação do projeto.

A integração entre os times também pode ser melhorada com a utilização do Social, que dá velocidade à comunicação interna, aproxima os departamentos, engaja funcionários e promove a troca produtiva de ideias. Mas se os colaboradores não estiverem acostumados a utilizar esse tipo de ferramenta a chance de não ter o resultado esperado é grande.

Ao mesmo tempo que essas mudanças trazem benefícios para a organização e geram um fluxo importante para o portal após sua implantação, elas carregam alguns desconfortos que precisam ser neutralizados.

Para que a gestão de mudanças seja estruturada é necessário preparar o ambiente, utilizando técnicas específicas de identificação de cultura, processos, pessoas e considerar, com a maior precisão possível, aspectos de transformação necessários para se atingir os objetivos que você mapeou (Dica 6).

13. Governança: quem faz o que, quando e como?

Ué, isso já foi definido no grupo de trabalho. Para a implantação do projeto, sim. Mas para a gestão do dia a dia do portal ainda não e agora é a hora de pensar em como será depois que o projeto passar e a plataforma estiver implantada.

Definir os papéis e responsabilidades desde esse momento é importante para não ter conflito entre áreas lá na frente. Por exemplo, quem pode postar um comunicado na plataforma: as áreas de negócio ou essa ação é exclusiva de comunicação? Quem pode criar comunidades: as áreas ou é ação exclusiva de tecnologia da informação?

14. Estabeleça metas para acompanhar o dia a dia do portal implantado

Falamos sobre o patrocinador do projeto cobrar resultados (dica 6). E ele vai! A boa notícia é que você tem uma ferramenta poderosa para criar parâmetros e enxergar tudo o que acontece dentro do seu portal.

Depois de implantada, tudo o que acontece na plataforma gera conhecimento relevante para tomada de decisão do seu negócio e quem possibilita a criação e acesso facilitado a dashboards ricos de informação é o Analytics.