Você sabe o que é GED? Entenda como esse recurso pode ajudar na sua intranet

A sigla GED (Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos) não é mais novidade no mercado, principalmente quando se trata de empresas que possuem uma grande quantidade de documentos. Fazer a gestão desses documentos de forma escalável não é fácil e pode trazer diversos problemas caso não seja realizado.

A maneira que uma empresa executa seus fluxos de trabalho tem um impacto significativo na vida dos funcionários e, caso negligenciado, tarefas muito simples do dia a dia como criar documentos e compartilhá-los se tornam-se um grande fardo.

Existem algumas formas de saber se sua empresa precisa aplicar um sistema de GED. Algumas dessas são:

• Funcionários estão trocando e-mails com versões erradas do arquivo (o que acaba causando grande confusão).

• Funcionários trabalhando com versões erradas de documentos.

• Tempo gasto para organizar múltiplas equipes é alto, graças a esses documentos.

• Custos altos com papel.

• Entre outros.

Entretanto, existem alguns benefícios também, como:

• Otimização de processos.

• Melhora na sustentabilidade (menos gastos com papéis).

• Consequentemente, redução de despesas.

• Redução de arquivos físicos.

• Documentos mais legíveis.

• Centralizar os links da sua intranet.

A SOS Docs realizou um pequeno estudo baseado no custo-benefício e gasto indireto:

"Se um funcionário gasta uma hora por dia trabalhando com documentos, buscando, armazenando, organizando ou simplesmente andando para lá e para cá na sala de registros, isso equivaleria cerca de 250 horas por ano (assumindo cinco dias de trabalho por ano). Se o funcionário custa R$ 20,00/hora, são R$ 5.000 por ano gasto somente com um funcionário em tarefas simples que poderia ser eliminado entrando na era digital."

Como saber se devo implantar?

Simples, de acordo com a Westsoft, são necessários dois levantamentos:

1. Observar a quantidade de documentos.

2. Quantidade de pesquisa por esses documentos.

Quanto maior a relação entre esses dois tópicos, maior a necessidade de uma implantação de um GED.

Funcionalidades de um GED

Fizemos um levantamento do site ECM/GED. Abaixo algumas das principais funcionalidades de um GED:

• Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.

• Document Management (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.

• Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.

• COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.

• Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação.Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

• Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.

Até a próxima!

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